Salaista tietoamme välittyi sähköpostilla ulos!

Suutarin lapsella ei ole kenkiä, kuuluu sanonta. Pitää se paikkansa tai ei, kävi IT-yhtiössämme viime viikolla lapsus. Yhtiömme sisäiseen jakeluun tarkoitettua informaatiota välittyi epähuomiossa organisaatiomme ulkopuolelle, yhtiömme työntekijän inhimillisen virheen takia. Sähköpostia kun on kohtalaisen helppo forwardoida, ja sähköpostiohjelman ennakoiva vastaanottajan haku ei aina valitse juuri sitä oikeaa vastaanottajaa.


Kuinka tämä olisi voitu välttää?:

Olisiko salaiseksi tarkoitetun tiedon välittyminen organisaation ulkopuolelle voitu estää kirjoittamalla sähköpostin alkuun lihavoituna, kursivoituna, alleviivattuna ja keltaisella värillä ylimaalattuna, fonttikoolla 72 varustettuna ”ÄLÄ FORWARDOI!!!!”?

Tai olisiko salaiseksi luokiteltu tieto ollut parempi olla lähettämättä ja panttaamalla kyseistä tietoa? Tieto on valtaa?

Vai olisiko onnettomuus voitu välttää jos olisimme alistaneet teknologian puolellemme?


Teknologia avuksi

Tietoa, jota organisaatiossamme käsitellään esimerkiksi sähköpostilla, voidaan nykyään suojata automaattisesti perustuen esimerkiksi tiedossa esiintyviin avainsanoihin. Voimme määritellä että tietyillä avainsanoilla varustettuja sähköposteja ja liitetiedostoja ei esimerkiksi voi lainkaan uudelleen lähettää.

O365_hallinta.jpg

Sisällön suojaamisen automatiikka ei myöskään rajoitu pelkästään sähköpostiin ja sen liitetiedostoihin, vaan voi kattaa myös Microsoft Office 365:n ja pilvitallennuspalvelut, jolloin organisaation työntekijöiden käyttämät kuluttajille tarkoitetut pilvitallennuspalvelut eivät tuota tietoturvauhkaa. Samoin voidaan auditoida ja monitoroida miten organisaatiolle elintärkeää tietoa käsitellään.

Kuulostaa hienolle, mutta myös kalliille ja monimutkaiselle? Ei välttämättä. Kun organisaatiollamme on käytössä edullinen ja helposti käyttöönotettava Microsoft Azure Rights Management Service, voidaan automaattisilla säännöillä estää tiedon välittyminen organisaation ulkopuolelle.

Microsoft Azure Rights Management Service on myös osa Microsoft Enterprise Mobility Suite käyttöoikeuspakettia, ja näin jo monella organisaatiolla ilmaiseksi hyödynnettävissä.

Ilman suojausta sähköposti on arka väärinkäytöksille, oli se tahallista tai tahatonta, kuten viime viikolla organisaatiomme sisäiseksi tarkoitetulle sähköpostille lopulta pääsi käymään.

Maili2_2.png

Alistamalla teknologia hyötykäyttöön, voidaan sisältö suojata säännöllä, jossa esimerkiksi kaikki sähköpostit, joissa esiintyvät sanat ”Onregon supersalaista informaatiota”, suojataan ja estetään uudelleenlähetys tai jokin muu haluttu käyttötapa. Microsoft Azure Rights Management Service pilvipalvelu osaa automaattisesti tunnistaa suojausta tarvitsevat sähköpostit.

Maili1_2.png

Suojaus on voimassa myös riippumatta millä päätelaitteella tietoa käsitellään. Jos päätelaitteen sähköpostiohjelma ei tue sisällönsuojausta, ei sisältöä suostuta näyttämään.

IMG_0908.png

 

Päätelaitteen tai tietojen käsittelyyn käytetyn ohjelmiston tukiessa sisällön suojausta, saadaan tieto luettua tarkoituksen mukaisella tavalla.

 

IMG_0909.png

 


Miten voimme auttaa?

Voimme auttaa organisaatiotanne suojaamaan käsiteltävät tiedot hyödyntäen osaamistamme moderneista pilvipalveluista, kuten Microsoft Azure Rights Management Servicestä ja Enterprise Mobility Suitesta.

Ota yhteyttä, jutellaan lisää! Tarkennuksena loppuun että valitettavasti FG-talomme ravintolassa ei ollut mustaamakkaraa tarjolla viime viikolla. Kyse oli vain demosta.

Ota yhteyttä pilviasiantuntijaamme klikkaamalla tästä!

Jaa