Ota yhteyttä
Aloitimme yhteistyön HSY:n kanssa parisen vuotta sitten. Keskusteluja oli käyty jo aiemmin Microsoftin välittämänä – pian yhteistyökuviot olivat selvät ja kaikki loksahti paikalleen.
Lähtötilanteesta liikenteeseen
– Lähtötilanne oli meilläkin kirjava. Ympäristö oli hajanainen ja meillä oli useita alustapalveluiden toimittajia ja myös omia palvelimia. Olimme jo joitakin private cloud-kokeiluja tehneet ja ryhtyneet etsimään käyttöön pohjautuvaa toimitusmallia. Emme olleet juuri saaneet toimivaa pilvikokemusta. Kokeilut auttoivat havaitsemaan, että pilvi olikin siinä vaiheessa kypsä alustaksi omalle tekemiselle, kertoo Timo Marila, ICT-kehittämispäällikkö HSY:ltä.
Siirtymä aloitettiin kevyesti, ensimmäisenä tehtiin pilottiprojektina sisäinen BI-ohjelmiston siirto Azureen. Private cloudin kokeiluvaiheessa oli selvinnyt, että sisäisten BI-välineiden pilottia voisikin kokeilla Azuren kautta.
– Meillä ei oikeastaan ollut selkeää strategiaa, mutta hyvä tuntuma siitä, että pilvi alkaa olemaan kypsä ja on kaikin puolin järkevä ratkaisu, selittää Marila. – Meillä oli paljon omaa kapasiteettia, lähdimme etsimään kustannustehokkuutta ja helppoutta. Myös mahdollisuudet uusien palveluiden ketterään luomiseen olivat meille tärkeitä.
Kokeilukulttuuria ja ketterää konsultointia
Yhteinen ajatus HSY:n kanssa olikin kokeilukultuuri. Konsultti ei myöskään nähnyt mitään syytä olla kokeilematta pilveä turvallisessa ympäristössä ja riskittömästi. Oli monia järkiperusteita lähteä kokeilemaan siirtymistä pilveen. Kokeilun kautta suunnitelmat pikkuhiljaa laajentuivat.
– Luomme jatkuvasti uusia palveluita; alusta on tehty sellaiseksi, että se mahdollistaa palveluiden määrän kasvattamisen. Olemme viimeisen kahden vuoden aikana rakentaneet jo yli puolet uusista palveluista pilveen, sekä siirtäneet sinne myös aiemmin muualla ajettuja palveluita.
Toki meillä on tuotannollisia järjestelmiä, tiettyjä liiketoimintasovelluksia ja tietynlaista dokumentinhallintaa, jotka eivät vielä ole pilvessä – ja joita ei oikeastaan voikaan viedä pilveen, Timo kertoo. – Teemme jatkuvasti kustannusseurantaa ja optimointia ja tällä hetkellä hybridimalli on meille sopivin. Toinen polku pilveen oli O365:n käyttöönotto, joka tehosti toimintaa käyttäjillä huomattavasti. Läpinäkyvä kustannusrakenne helpottaa pilvipalveluihin liittyvää budjetointia.
Mutkiakin matkaan mahtui
Harva projekti onnistuu täysin ongelmitta. Alkuvaiheessa isoimpana haasteena HSY:llä oli toimivan kokonaisarkkitehtuurin rakentaminen ja monitoimittajaympäristön toimijoiden yhteen saattaminen. Erityisesti verkon suunnittelu ja toteuttaminen tuotti haasteita, kun viisi eri toimittajaa piti saattaa keskustelemaan keskenään. Ensimmäinen palvelu tehtiin nopeasti ja ketterästi POC mallilla, ja verkon rakennetta ja toimintaa alettiin suunnittelemaan vasta tämän jälkeen. Lisäksi Microsoftin alustan muutos versiota 1 (ASM) versioon 2 (ARM) aiheutti jälleen uuden verkkoarkkitehtuurin uudelleenorganisoinnin.
– Alkuvaihe oli haastava ja olimme hyvinkin riippuvaisia yksittäisistä tekijöistä, kuten meille ”korvamerkitystä” konsultista. Erityisesti verkkoon liittyvien muutosten toimitusviiveet hidastivat ensimmäisiä osaprojekteja. Toisaalta tuo auttoi myös riskienhallinnan osalta, että emme edenneet liian nopeasti, vaan ehdimme harkita asioita. Haasteista huolimatta saimme tehtyä nopeita päätöksiä ja etenimme ketterästi. Verkko-ongelmat kuitenkin toivat mukanaan sen, että emme menneetkään teknologia edellä, vaan harkitusti liiketoiminta etunenässä, nauraa Marila.
– Kokonaiskuvaa näin jälkikäteen katsoen onnistuimme hyvin. Positiivista oli joustava ja nopea yhteistyö, työ tehtiin tehokkaasti ja apua sai tarvittaessa nopeallakin varoitusajalla. Kevyesti aloittaminen antoi konsultillekin aikaa tutustua sisäiseen toimintaan ja jeesasi myöhemmissä osaprojekteissa paljon. Pilvikäyttöönoton laajentuessa turha byrokratia pysyy poissa edelleenkin, selostaa Timo.
Palvelut pilvestä
Pääasiassa pilveen luotiin uusia palveluita, eikä kaikkia vanhoja palveluita migroitu. Vanhoja on-premise palveluita on vielä käytössä, mutta niitä korvataan uusilla palveluilla pilvestä, sitä mukaa kun sopiva ratkaisu kehitetään. Kustannusoptimointia tehdään koko ajan, mutta pelkästään O365-käyttöönotto on jo tuonut kulurakennetta huomattavasti tarkemmalle tasolle. Käyttäjien toiminnan tehostumista on hankala laskea, mutta mobiliteetti on parantanut käyttäjien tyytyväisyyttä ja asiat etenevät nopeammin.
– Suurin osa projekteista on tehty ad hoc-meiningillä, vasta myöhemmin olemme tarkemmin dokumentoineet ja suunnitelleet siirtymää pidemmälle. Opimme, että toiminnallisuus on suunniteltava paremmin heti alusta lähtien, kertoo Timo. – Luotamme Onregon toimintaan siinä määrin, ette emme ole lähteneet omaa henkilökuntaa kouluttamaan pilviasiantuntijoiksi. Meille riittää, että ymmärrämme miten järjestelmämme toimivat ja Onregon tekemät pistemäiset koulutukset ovat olleet kullanarvoisia. Palveluiden ostaminen on tässä vaiheessa järkevämpää kuin panostaa omaan, hitaaseen koulutukseen tai kurssitukseen. Meille tärkeintä on varmistus, tietoturva ja ylläpito – emme itse osaa tulkita Microsoftin kaikkia uutuuksia ja mahdollisuuksia, siksi olemme valinneet Managed Servicen osaksi toimintaamme.
HSY on ollut julkisen sektorin toimijana etunenässä pilvisiirtymässä. Osittain myös Onregon palvelut ovat kehittyneet asiakkaan mukana. HSY oli ensimmäisiä asiakkaita, joille täysi Managed Service on otettu käyttöön. HSY:n projektit auttoivat myös Onregoa kehittämään ylläpitopalveluitaan.
Oikeaan aikaan oikeaan paikkaan
– Olemme onnistuneet lähtemään matkalle pilveen oikea-aikaisesti. Palvelumme ovat kehittyneet yhtä matkaa julkisen pilven kehityksen mukaan. Meillä on nyt hyvä käsitys kokonaisuudesta ja siitä, mitä haluamme jatkossa vielä tehdä. Luotamme, että voimme jatkossakin käyttää Onregon palveluita, toteaa Marila.
Julkisen sektorin palvelumuutokset ovat monesti haastavampia kuin yritysten sisäisten järjestelmien muutokset niitä koskevien laillisten velvoitteiden sekä budjettirajoitteiden vuoksi. HSY on silti osoittanut, että kehityshaluinen julkinen organisaatio voi myös olla etunenässä digitaalisessa murroksessa.
Haastattelu: Timo Marila, ICT-kehittämispäällikkö, HSY
Helsingin seudun ympäristöpalvelut HSY on kuntayhtymä, joka tuottaa vesihuollon ja jätehuollon palveluja sekä tietoa pääkaupunkiseudusta ja ympäristöstä. HSY auttaa asukkaita toimimaan paremman ympäristön puolesta.
